時間の使い方の違い！会議の余った時間、どう使っていますか？職場の無駄に疑問を持ったら
社会人はミーティングの回数も多いですよね！
1日のほとんどがミーティングで、作業が全く進まないという日もあるのではないでしょうか？
オンラインミーティングなどでも裏で作業したりは出来ますが、「一回接続したんだから」とグダグタ話が長くなることも多いと感じています。
複数の会社を経験して、様々なファシリテーターの元でミーティングに参加をしてきて、もちろん自分自身が取りまとめることもありますが
とてもシンプルな部分で業務効率が変わるという体験をしてきました。
1時間のミーティングをやります！
議題は○○です！
始めましょう！
この場合は、ミーティングが締まりません。
目的が明確にされてないからです。
ミーティングを開くには本来ならば根の理由があります。
一人の手に負えなくなった
進捗が著しく悪い
急な対応が必要になった
全員の目線合わせ
などなど、そのミーティングを通して目指すべき形を共有しないと
そもそも何を話すかも参加者がわかっていないので
話が散らかってしまい、あれもこれもと広がってしまって結局話がまとることなく終わらずに延長したり
改めてミーティングを開くことだけが決まったり
じゃあ次回のミーティングで目的は達成を出来るのか？も不安です。
最悪な場合ですと話の内容がすべて思いつきで
その場でふと思った不満を伝えるだけになったりと
気づいたら一対一の話になっていて他の参加者が暇をしていたり
会議もコミュニケーションの手段の一つだと理解していないと開催する意味あるの？というケースも起こります。
集めることがゴールになってしまっていて
集まったからなんとかなるだろう！と考えているのであれば
集められた側からすればまとまった時間を設ける＝他の予定を入れられないので迷惑な話です。
集めることで解決出来ると安心するのではなく
目的があってそれを実現させるために必要な人物を集めることで意味を持ちます。
それでも、勝手に必要だと思った人物を漠然と集めるのでは良い結果は期待できません。
ここが大きなポイントになります。
それは準備ができるかどうかの違いです。
目的が事前に共有されていれば
それに向かったアイデアや意見を参加者が準備をして限られた時間内に提示をするので、情報がまとまっていきます。
次のミーティングは、その時に気づいた「新しく話し合う必要があった内容」などの決定を目的として開くので
一度一度に決定事項と収穫があります。
ミーティングを「枠」と考えて進行した場合にも話が散らかります。
「目的は達成したけど、時間が余ってるからこれとこれも話そう」
その目的のためにコストとして時間を割いているというのが本来の形で
加えて、ミーティングに備えて準備をして臨みますが、飛び込みの議題ですと準備をしていないために情報も精査されていなく質が下がります。
担当ならすべて理解してるはず
という信頼があるからなのでしょうが
その場で話題を探したり確認をしながら進めるので、効率がとても良くないです。
時間は議題をクリアにするのに必要な目安であって、別の議題を上げる場合はしっかりと準備をする時間を改めて設けて新しくスケジュールを組まないと
結局同じ内容のミーティングを開くことになってしまいます。
時間が勿体無いからと話題を広げて
結局広げた内容の議題を名目に別のミーティングを開くことがほとんどで
その時間を本来は別の業務に当てれば効率よく仕事も進みます。
そして、上記を実現させるために特に必要なことはなにか？ですが
それは意識です。
仮にミーティングの時間が1時間だとしたら
1時間で終わればいいや
ではなくて
1時間以内で終わらせなければいけない
が本来の時間の使い方に対する意識であって
ただ話を沢山しただけのミーティングはなんの成果でもありません。
ミーティングをやると決まって
議題と目的が明確になっていたら
ミーティングに向けた準備をすることから始まります。
議題のみのミーティングだと準備も絞ることが出来ないので余計に時間がかかり、使わない資料も出てきます。
準備をしないとミーティング時間内に話が終わらない可能性が高くなります。
仕事には目的があって、その結果にたどり着くために準備をします。
ミーティングにも目的があって、ゴールにたどり着くために必要な役割のある参加者がそれぞれ準備をすることで
時間を有効に使えるはずです。
言い方を変えれば
区切らないと準備をするという大切なタイミングが作れないんです。
グダグダな会議、座ってるだけの会議
不満を抱える人は多いですが
実際に有効的にミーティングを活用する一つの情報として一番シンプルなものを紹介しました。
もちろん、組織として形式上やらないといけない会議・ミーティングはありますし
もちろん、段階を踏むために議題を伝えるためだけの会議をすることもありますが
今回は議論を伴うチームや部署単位での話です。
集まればなんとかなる！ではあまり上手くいきません。集まった段階で具体的に進められるから効果的だと言えます。
実際にミーティングをしていて
必要ない話をしている時間などが気になったら、議題・目的・準備の有無を確認してみてください。
それも含めて会社のやり方だったりもするので、その場合も意識することでより良くなる可能性もあります。
参考にしていただけましたら幸いです。
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