思い込みから起きる仕事のトラブルを防ぐために！落ち込まないために
自分はこうだと思っていたけど相手の考えはまったく違った。
困ってしまいますよね。
一つの仕事で進む時間は同じですから、誤解したまま進んでしまうと
後々のトラブルにつながります。
自分にとっての当たり前が相手にとっては違って
自分がルールだと思っていることが共通ではないので
何かしらの誤解が生じることは当然あります。
その時に建設的に話を出来る関係性を日ごろから構築できていれば次に活かせば良いです。
問題なのはどちらが悪いか犯人捜しが始まってしまったときです。
お互い違う認識で動いていたということは
それぞれが間違っていないと思っていてそうなっているので
平行線をたどります。
その時にはパワーバランスであったり相手の人柄であったりと
折れなければいけないことも多くて、気持ちが良いものではありません。
ですので、防ぐことが何より重要になってきます。
どうしたら防げるのか？
相手のことを100%、それも関わるであろう全員分を把握するなんて不可能です。
事前の打ち合わせに少し注力しましょう。
細かく詳細に時間を使ってやることを明確にするという難しい話ではありません。
自分にとっての当たり前やルールを相手と完全にそろえることが出来れば一番いいですが
そうなっているのであればこのような悩みはきっと抱えないでしょう。
ステップごとのコミュニケーションの流れを具体的にしてみてください。
このアクションがあったらこうして～のように
やるべきことをシンプルにしてその仕事のキャッチボールのルールを作ってしまえば
イレギュラーな対応は起きにくくなります。
だいたいが
その時その時で相手に対応を任せてしまっているから
誤解が生じたり予期せぬ伝達方法からの見落としや忘れてしまって抜け漏れが発生するので
事前にそれを防げばいいんです。
今回はメールで連絡がきた
今回は電話できた
今回はSNSできた～
あっちこっちからその時その時で来てしまうと
全く意識もなく、普段見なかったり
通知設定もしていないようなものであれば
間違いなく見落とすでしょう。
この連絡方法で来るだろう！と疑うことなく決め付けてしまって待っていても全く来ないけど
相手は既に送っていて終わったつもりでいたとしたら、別のアクションを起こさない限りは気づけません。
仕事での「だろう」はあまり良いものではなくて
だからこそ確認をするという工程を経て確実にしていきます。
というか、振り回されてしまっていますよね。
伝達方法を限定するだけでもだいぶ違いますが
そのうえでそれぞれのアクションと次のアクションへの引き金を設定すると
先走ってしまったり勝手に進めて歩幅が合わなくなることも防げます。
思ったことをすぐ伝えることが「スピード感を持っている」ではなくて
少ないコミュニケーションで正確に伝えられることが「スピード感を持てている」状態です。
慣れてきて当たり前のように普段やっている業務だからこそ幅広く対応が出来ますが
自分の中でパターンが決まっているから慣れているとも言えるので
過去になく想定をしていない対応であったら、気づけずないことも逆に多いです。
仕事はいかに自分でやり易いようにしていくかが大切ですが
あまり多くのことを相手の要求しても上手くいきません。
やり辛い状態をいかに防げるかという視点も大切で
そのために最低限の線引きをする～
実際は意識せずに普段からやっていることもあるのではないでしょうか？
「メールを見たら必ず電話をください」
「明日の17時までに連絡をもらえない場合はキャンセルにします」
「メールにてご返信をください」
「24時間以内に必ず返信をください」
足りない部分は他のツールで補足をすることもありますが
「不明点がある場合は電話で伝えます」
などのように手段を限定しているはずです。
時間までに連絡が来なかったらやり辛いですし
色々な方法で連絡がきても困りますので、意識しているときは予防をしますが
慣れている業務だと油断しているわけではないですが
自信もあって大丈夫だろうという思いからあまりこの点を意識しなくても何とかなると思ってしまいます。
実際何とかなることが多いですが、何とかならないこともあって
自信があるだけでに自分のミスとして認めたくないですし
何よりトラブルが起きたことに落ち込みも反動で大きいです。
返答はメールで、24時間以内に、補足がある場合は電話をください。
調整に関してはメールでの返信をもって確定しますのでそれまでお待ちください。
などのように始まる段階で前提として決めておくと
何かあったときに修正するべき方向も明確ですし
言ったらそれで完了という言ったもの勝ちのような状況も防げて
なにより身を守ることも出来ます。
簡単なキャッチボールなんですが
便利なものが沢山あるからこそ複雑になってしまうことも多いです。
仕事の習慣の話で、意識一つで変えられます。
実際にそのようなことが起きやすい場合は改善として
そのような落ち込み方をしたくない場合は予防として
参考にしていただければ幸いです。
強引で聞く耳を持たずに言った言わないで振り回されてしまい毎回のようにトラブルになったり
気分で常にコミュニケーションが散らかってしまうような場合で改善も出来ないのであれば
少し仕事のスピード感があっている会社を転職活動で探してみても良いかもしれません。
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