勝手に決めつけてしまう人や誤解を与えてしまう人に困った時に
仕事でミスは誰もがしたくはありません。
ミスをしたから成長できるというのは、状況を乗り越えるための発想転換ですので
ミスをして喜ぶ人は稀です。
自分でも周りでもすぐにわかるようなミスなら仕方がないですが
しっかりと仕事を熟したにも関わらず他の誰かのうっかりで
自分のミスのようにされてしまい頭にきてしまった経験はありませんか？
意外と多いと思います。
直球で「あの人に任せたらミスをした」と言われてしまったら
流石に証拠を集めて戦いますが、その場合にやることはわかりやすいです。
厄介なのは「聞いた話」を真に受けてしまって
勝手にミスの発生源を誤解して決めつけてしまう人です。
もしくは、そんな気がなくてもそのよう思っているように言ってくる人です。
コミュニケーションの難しさは当ブログで頻繁に登場するテーマですが
同じ内容の解決を目指すにしても表現一つで進み方も大きく変わってきます。
それは受け止め方次第でもありますが、相手も人ですから多少なりとも気分は行動に左右します。
「まあいいや」「なんとかなる」と不備があっても仕方ないと考えて仕事をしている場合や
「人のせいにすればいいや」とそもそも不備をしてもいいと考えている人がいるとすれば
巻き込まれる側としてはたまったもんではありませんし
仕事である以上は何かしら任されることもあって
任されることがトラブルになってしまいます。
その場合はレスを残すことを徹底して
そのような事態が「起きる前提」で接する必要があります。
すこし話が逸れてしまいましたが
上記の厄介な人に共通していることがありまして、それは
誰かのミスやミスになり得ることに対して
断定している
もしくは
断定の表現をしている
です。
どちらも受け止め方は同じです。
「え、私がミスしたの？」
自覚がある場合はそのように思いませんし
普通であれば本当にミスをしたのかどうかを遡って調べますが
勝手に決めつけられていると思ってしまうと
それは前向きなアクションではなくなってしまいます。
何を言ってるんだこの人はと
攻撃的な姿勢になってしまいますよね。
誰かを経由したからこのような事実が発覚したことが大前提になります。
直接のやり取りでは発覚しなかったことです、そこに攻略の鍵があります。
本来であれば
まずは本当かどうか？疑問を持つことから始めますので
断定する表現を避けます。
そのうえで
①背景を知るために事実確認をしてから
②情報をまとめて
③仮説が正しいかどうか確認をする
というステップを踏みます。
客観視を出来ますので中立的な立場で接するべき内容です。
最終的な判断はその工程の後にあって
スムーズに進めるためにも断定は避けます。
結局は何か仕事のオペレーションでクリアしなければいけない問題があるから
何かをしてほしいのですが
手短に済ましたためにこのような無機質なコミュニケーションが発生していて
本来の目的は最短で自分の職務で必要なアクションを取れる状況にすることです。
ですので、このように決めつけてしまうと
事実確認というよりも事情聴取になってしまいますので
悪者探しから始まり責任のなすりつけ合いまで進むと
大幅に遠回りをしてしまいます。
そのような状況に悩まされることが多い職場であれば
前述したように仕事の記録をメールなどで見れる形にしていくことを普段から心掛けましょう。
その次に、断定をした人に対して
実際の考えを聞いてみましょう。
この時に私は悪くない！と始めるのではなく
状況を確認したい
何故そうなったのか背景を知りたいと
整理をするスタンスで聞くと良いです。
方や丸投げの状況ですから
一緒に解決をするために考えてくれていると思ってくれるので
前向きに話を進めることが出来ます。
表現で隠れてしまうことはありますし
いちいち拾っていると疲れ果ててしまいますので
まずがそのやり取り自体の収束を目指して進めていくと真意が見えてきます。
表現について問い詰めてもそれこそ何も前に進みません。
根を断つ意識が大切です。
逆に、そのように間に挟まれてしまう場合も
起点となる「誰か」になってしまっているために起きています。
上記と反面教師のやり方で
早く仕事を進められるように意識をした立ち振る舞い・表現で対応をしていけば
防ぐことが出来ます。
もっと簡単な方法ですと
連絡の際に背景もしっかり説明をするだけでも
進めやすくなります。
結論から言いいなさいと良く言われることがありますが
伝えるべきことは結論だけではありません。
間に挟まれてしまっている場合は結論がないことも多いです。
コミュニケーションが発生する以上はその目的があります。
何をやりたいかを相手が知れるだけでも動き方をわかりやすくすることが出来ますので
お願いをしたいけど何故か上手くいかない場合は意識をしてみてください。
無機質ですとお願いだとわかりませんし
何をしてほしいのかもわかりません。
気遣いなどは人に合わせると難しいですが
仕事上でのコミュニケーションに関しては上手く進めるための方法がある程度はあります。
やり取りが上手い人、下手な人の違いは
その引き出しの多さで
仕事の結果とも直結する部分です。
引き出しが多いとそれだけ意識をして周囲を見ているので
これが良く言う「アンテナを張っている」状態ですので是非参考にしてみてください。
何を言ってもミスにされてしまったり
決めつけられてしまうような状況が当たり前になってその対応に追われて早く帰れない日々が続いてしまっている方は、以下もご覧ください。
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