資料を作るのが苦手な時に意識すること〜仕事の目的の目線を揃える大切さ

資料作成にとても時間がかかってしまう

どのように作成していいかわからない

悩んでいる方は多いですよね。

新卒だと資料をどう作ったら良いのかもわからずにとりあえず作るということもあります。

筆者もそうでした。

特に特記したエピソードとして

新しい職場に転職をしたての頃にパワーポイントの資料作成を依頼され

「過去の資料やテンプレないですか？」と聞いたときの話をご紹介します。

「？？？」という反応をされて

「この会社の傾向がわからないと作れない」と言い放った私でした。

社外向けの資料でしたのでオフィシャルな型が欲しいと言うのはわかりますが

多分、当時の私は社内でまずはＯＫが出る

最短の手段として

他の人の作った資料（社内で承認を得た資料）を真似しようとしたのだと思います。

確かに、そのように資料作成は方法を覚えていきます。

組み立て方や構成には個性がでます。色々な人の作成した資料を見ることで

良い部分を真似して上手に作れるようになっていきますね。

ただ、その時は「ない」と返答が来ました。

え、ないの？逆に驚いて、過去フォルダを検索しましたが本当になく

ここで初めて0から資料を作る経験をしました。

その過程の中で、過去の基準がないのにどうやって良い資料かどうか判断するのだろうという疑問とともに、大きな懸念がありました。

これ、ゴールがないからその場のノリで指摘されるんじゃないかな？

案の定その懸念は当たってしまいました。

①まずはＡさんに確認⇒数回のダメだし⇒ＯＫ

②Ｂさんに確認⇒ダメだし⇒Ａさんの確認にもダメだし⇒Ａさん手のひら返し⇒1からやり直し

③Ｂさんをやっとクリアー⇒Ｃさん登場⇒Ａさんの確認にもダメだし⇒Ａさん手のひら返し⇒1からやり直し

④やっとＣさんクリア⇒たまたま訪問してきた謎のＤさんの確認（！？）⇒Ｄさんダメだし・・・・

これは本当に自信がなくなったとともに、正解が見えなくなってしまい

Ａ〜Ｄさんが言ってる内容がことごとくみんな違い、調子よく話を合わせ二転三転するものだから

本当に先に進まない。

社内向け資料や継続的に取引のある相手に向けたものならば、経験から好みや相手が見たいポイントが決まっているので指摘はありがたいですけどね。

社外向けに失礼にならないという意識でそうなっていれば、まだ良いです。

他の業務に関してもこのような流れが続き、仕事のスピード感が合わないと考えるようになり

後に転職を決意するに至ったエピソードですが

今では普通に資料を作れています。

それは一つのポイントに気付いたからです。

自分が話しやすいデザインを意識することです。

その資料を使って話をするのは自分なので

ゴチャゴチャ人の意見を取りいれて無理矢理作成しても

その付け足した部分って自分のストーリーの中にそもそもありません。

結局、体裁的に「書いてあるだけ」で話すことはないと思うようになってから

話す内容ベースで確認を取るようになり、内容の方向修正はあっても

「あれもこれも」は少なくなりました。

あれもこれも書きたい人は頭の中のストーリーがまとまっていなくて

心配だから資料にすべてを書き込もうとしますが

提案を受ける側からすればどこを読んでよいかわからない

かつ、すべてを記載することで指摘できる内容を露出させる結果になります。

社内向けの報告資料なら別ですが

印象に残すためのツールとしての提案資料ですので

その理解が出来ているといないとで作成方法は変わりますし

前述のエピソードで感じたモヤモヤは

この理解が出来ている人と出来ていない人で意見が異なったことが理由です。

それぞれがイメージしている目的が違うのでそりゃ混乱します。

全員の意見を取りいれるという方法が必ずしも効果的ではなく

目的の部分をそろえられる人達のみでまとめることが

本来はブラッシュアップには必要であって

「違うものを目指してる」人は含めるべきではないのです。

確認をする際も根本的な目的が揃えられている人に限ってするようにしています。

今思うと、過去の資料が「ない」のは

過去に上記の理由から「全員が満足する」資料が作れなかったからでしょう。

目的の意識合わせという前提が抜けて好き勝手言うことだけ言っていたためと思われます。

資料から話は変わりますが

目的の意識合わせが出来ていないとやっていること自体が上手くいかなかったり

進まないことが多いです。

認識のズレがあると、知らずに進まないという状況になります。

（本人達は目的は合ってると思ってるがその目的の認識が異なるから）

上司がその道筋を立てますが、目的とその認識を合わせることで

検討や確認もスムー ズにいきます。

それが無い場合は

筆者のエピソードのような投げ合いになったりしてストレスになりますが

あなた自身がその仕事の目的をしっかりと理解しているから

モヤモヤしているはずです。

そういった状況が続く場合は別のもっと活躍できる環境を探すことが

キャリアという視点だと最善かもしれません。

本来次のステップにいるべきなのに、そのしがらみのせいで立ち止まっている可能性が高いからです。

仕事の判断のスピードと関連する部分ですので

転職エージェントを活用して情報を集めたり、面接の際に質問をして確認すると良いですね。

今回は資料作成での困ったエピソードから、資料作りのポイント、大枠でのモヤモヤの原因を紹介しました。

参考にしていただければ幸いです。