人の話を聞いていない！しっかりと聞いているのに信用してもらえない時は
細かい指示をだされて嫌気がさしてしまうことってありますよね。
特にリモートのテレワークなどでは物理的に直接確認が出来ないので、勝手が変わり慎重に進めるためにも指示はまとめて伝えたり細かくなりがちです。
逆に指示を出す側としては全く人の話をまったく聞いていないとうんざりしますよね。
うんうんその場で聞いていれば話を聞いているかというと全くそうではなく
人の話を聞いてないとは「仕事を形にしない」ことです。
そりゃしっかり聞けてないから正確な仕事はできませんし、だからこそ聞く力は大事なんです。
確認の際に知らなかった、忘れていたも同じで結果的に放置すると形にはなりません。
確認の頻度や指示が細かい場合は
技量的に必要だと計算されているという点と
日頃の仕事への取り組みから定性的に上記のような「聞いていない」という印象を持たれているからです。
一緒に仕事をするとなると話を聞いていない人は非常に厄介で
最悪、放置をしてみると何も進んでいません。
なので、当ブログで何度も登場していますが
「やらせ切るまでが仕事」ですので
そのための手段として指示や確認が細かくなるわけです。
業務や商材の特性から必然的に細かくなるケースもありますし
慎重なマネージメントをする場合も細かくなります。
このようなコミュニケーションの中でしっかり仕事を形にしていくと
そういった頻度が減っていき
これが仕事を任せられた状態です。
指示を出す側はほとんどがプロジェクトや一つの大枠でのミッションとして全体像を見て
スケジュールから逆算して仕事の振り分け方や配分を考えています。
その時に関わってくる人の数が増えれば増えるほど管理が難しいのは
確認する数が増えて調整も増えるというシンプルな理由です。
一人でも「やっていない」と逆算したスケジュールも狂ってしまい
リカバリーをするための負担も増えます。
だいたいは余裕を持たせていますが
1度目は許されても2度目がないとよく言うのは
その余裕分を使い切ったあとの補填対応になるからです。
単純にスケジュールが伸びてしまうわけですから、それは怒られます。
言われたことが出来ないと仕事を自分で考えて進めることが出来ないと聞いたこともありますが
自己裁量を持った環境に変わったら責任感が生じて活躍するというケースもあったりするものの
「優先順位」のつけ方が上手でない限りはそれもありません。
言われた仕事であっても優先順位を理解していないと
今回のブログのテーマのごとく忘れます。
動機付けをして上手くマネージメントをしても忘れる人がいます。
ミーティングを実施して共有する時間を設けたとしても忘れている人もいますから
そうなるとそのミーティング自体が本当の無駄な時間になってしまいます。
時間を設けた人からしたらストレス以外の何ものでもありません。
話を聞いていないと言われてしまう場合は
スタンスを変えるとかメモをとるとか以前に
「優先順位」を意識するようにしてみてください。
部下が話を聞かないタイプで「メモを取れ」と口酸っぱく言っても変わりませんので
優先順位を意識させるとも言えますね。
忘れっぽいから何かをするではなく
絶対に忘れてはいけないことだからそのために何かをする、まずはそこからです。
必要だと思えば自分で記録も残しますし
必要だと思わないで「言われたから」メモを取るものの
優先順位が低いと見返すことはありません。
何のためにメモなどの記録を残すのか？という本質の部分ではなくて
「怒られないためにメモを取るという行動をとる」というそのものが目的になってしまうので
表面上は聞いているスタンスだとしても覚えていないので全く意味がないんです。
しっかりと優先順位の判断をして
内容を聞き漏らさずように
かつ後でも見返してその業務の中でも「優先順位をつけて仕事を形にするため」に
メモを取ります。
この時点でも「メモ」という行動に対しての優先順位も違いますよね。
メモを取ることは仕事ではなくて、仕事を形にするために必要な行動であって
全部覚えてしっかりと形にできるならメモは別に必要ないんです。
頑なに必ずメモを取りなさいという上司もいるでしょうが
とっておけば間違いはないんですけれども
結局メモを取らせることに優先順位がいってしまい
そのあとの形についてこないケースが多いです。
聞いた話の内容を独自のフィルターから勝手に判断し
全く違うものをアウトプットしたら
それは話を聞いていない状況と同じです。
与えられたミッションがあって
その目的は何で
そのためには何をする必要があって
いつまでに終わらせる必要があって
その理由は～
シンプルに必要な項目はこれだけであって
手順や使うツールなどは自分がやりやすくすれば良いです。
ただし、技量が足りないと思われている場合や指定がある場合は別です。
「会議で投影するから資料を作って」と言われて
パワーポイント、Excel、Wordのツールがあるとして
どれで作るべきか？
一般常識等ありますが指示をだした人の判断によるでしょう。
もっと別のツールを提案するという手段もありますし。
パワーポイントでの作成の想定でお願いをしていて
期限にExcelで提出されて内容も手入力で数字を打ち込んだだけのものだとしたら
それが形にできていない状況ですよね。
会議に間に合うか怪しくなってくる瞬間です。
指示を受ける時間があるということはコミュニケーションの機会が出来たということであり
その際にメモを取れるのですから確認もできるはずで
その確認の内容が重要になります。
何を聞くべきか？
それこそ「優先順位」があって確認ができる(聞く)わけです。
それがないと手順も立てられずに何をしていいかもわからない状態とも言えます。
「この数字をまとめて」に対して
何のために？と目的を確認することで
アウトプットのイメージもわきやすくなりますし
次の仕事に結び付けられます。
これも確認の優先順位の結果です。
必要だから指示を出しますし
各自が必要だと思えばみんなやります。
ただ「必要だと思っていないから」その過程の諸々が抜けてしまうわけで
この点はあまり教えてもらえません。
優先順位をしっかりつけられるようになって
わかっているのに細かすぎて足かせになっている場合や
全く任せてくれない状況で活躍が制限されてしまっている場合、メモを取らせることに意地になって本質を見失ってしまっている場合は
転職をして環境を変えるともっと活躍して評価される可能性は高いです。
優先順位を理解しているからこそのモヤモヤです。
転職活動でも優先順位はとても重要で
転職希望時期から逆算した準備は特に大切です。
中身がしっかりとあるから戦えるわけであって
中身がまとめられていないのにいきなり面接に進むと
明確なキャリアの課題解決にはなりませんし、準備もないと相手が何を評価してくれるのかもわからない状態です。
たまたま上手く進んで、なんとなくで選ぶとまた葛藤を繰り返してしまいます。
自分だけでは本来の準備の仕方がわからないので
しっかりと活動をするために転職エージェントを活用している人は多いわけです。
今回は話を聞いてない人とそれがどういうことか、どうしたら改善されるのかを
ご紹介しました。
「メモを取る」などの良く出てくるフレーズに対して思う点があったのではないでしょうか？
参考にしていただけましたら幸いです。
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