共有管理表を作る意味はあったの？せっかく作ったのに誰も見ないのはなぜ？上手く活用したい
仕事をしていると誰でもすぐに進捗を確認が出来るように共有管理シートを作ってほしい
と依頼を受けることは沢山ありますよね。
仕事に動きがあったらすぐに情報を更新すれば誰でもタイムリーに数字や状況を見ることが出来ますので
確認というコミュニケーションも「詳細を知りたい場合」に発生します。
都度詳細まで確認をしなくて良いので仕事が効率化出来ます。
ただ、実際はそういた管理表があるにも関わらず
見ればわかる内容を聞いてくる人は多いと思います。
しかも
作ってくれと依頼をしたり指示を出した人がほとんどです。
聞いたほうが早いのはわかりますが
作った側としては作成にあたって今後はこのシートで確認をされるという認識で作り込みをします。
時間をかけてしっかりと作る人であれば相手が知りたい情報を付け加えたりと今後の運用も考えて作成します。
完成をして共有をしてから作った本人がガッカリしてしまうのタイミングは
他の人が見ていないとわかった時です。
仕事の打ち合わせの中で口頭で伝えていない数字や状況がメンバーから出てくれば
共有シートを見てくれているなと思えます。
「現在はこうなっているけれどー」と話の中で共有シートを確認して状況を確認してくれても同様です。
ただ、共有シートを開きもせずに書いてある内容の確認をされると
この人は見てないな・・・とわかってしまいます。
オペレーション上で管理表を使ったコミュニケーションが今までなかったから
と最初は我慢が出来ても
そのあとも同じようなコミュニケーションが続くと
そもそも共有ツールを作った意味がないじゃんと
無駄な時間だった考えてしまいます。
無駄な時間を削減するための仕事がむしろ無駄な時間になってしまうので
その反動は大きく、これはダメだと諦めてしまいます。
この共有ツールを作る過程での目的がポイントになってきます。
仕事を進める上で数字や進捗はわかるようにしなければいけないので
言われなくても管理は誰もがします
そうしないと仕事の現在地がわからないからです。
誰でもすぐにわかるというのが「共有」のメリットです。ツールも増えてやりやすくもなりました。
誰か言われるでもなく自ら共有管理ツールを報告の代わりに送るということは
今後はこれを確認してほしいという意志表示で
相手が見ている前提で数字の更新もしています。
これが本人にとっての報告業務です。
共有目的であったものが自分の管理表になってしまっている状況は
効率化のために作成をした人からしたら大きなストレスになります。
口頭で行うべき報告業務の内容が本当であれば切り替わっているにも関わらず
以前と同じように求められてしまうと
意図が全く伝わっておらず二重報告と同等の2倍の負担になります。
のちに誰かに引き継いだとしても「前任がやっていたのでやらなきゃいけないから」という理由だけで入力をさせられて、本来の役割をそのシートは果たせないまま意義を見出せなくなってしまいます。
仕事を増やしてしまったとも言えます。
この場合も目的がポイントになってきます。
管理をするという名目で共有シートを作らせることは沢山ありますが
「作らせる」ことだけが目的になると
シートを作らせる「単発の仕事をさせる」ことだけで完結していまいますので
そのあとに活用をされない場合が多いためにこのような状況になってしまいます。
共有ツールはあくまで仕事を効率的に進めるためにあるもので
共有されている状態にしたら満足というものではありません。
作成をして更新含め運用を始めることで進捗をタイムリーに確認をしたり情報伝達のタイムラグが少なくなり誰もがわかりやすい状況にできますので
それを活用しないと意味がありません。
意思表示だとして共有シートを作成したとしても、その目的も伝えないと相手はわかりません。
共有シートだから毎回見るだろう！と自己完結せずに、運用に関しても補足をすることで初めて機能します。
その時に見てほしいから作ったと思っているかもしれません。
共通していることは
共有ツールを利用する目的を共有しなければせっかくの効率化も進みません。
一つのコミュニケーションのあり方ですが
シートで語りたいのに
会話のキャッチボールをどうしても求める人は必ずいるので
その点がやり辛さになっています。
自分のやり方を押し付けてしまっても会話のキャッチボールが必須な人からしたら
やり辛い環境になってしましますので、バランスを取ることは難しいですよね。
そういった場合は押し付けるのではなく定義を相談してみると良いです。
そのようにした目的と相手がやり易い部分を拾う、例えが数字は見たらわかると思うので
それ以外の詳細は確認してください！内容に違和感があったら確認してください！等です。
意外とこのように決めごとをしないでモヤモヤだけしてしまうケースは多くて
相手もどうして良いかわからないから相手の基準で接してきます。こうして共有するという目的が共有されていない状態になってしまうのです。
ですので目線を合わせることで
今は機能をしていない効率化に意味を復活させることが出来る可能性も高いです。
それでも意地になってダメな場合や変化に対して抵抗がある環境もあって
その場合はむしろ浮いてしまいます。
ただ、それもその状況・その環境だからそうなってしまっているわけで
自分と同じようなコミュニケーションに対する価値観で仕事をしている環境も必ずあります。
小さなことかもしれませんが、仕事を無駄にしてしまう環境だと思う人と無駄と思わない人
この価値観の違いは働く上でとても大きく影響をしてきますので
是非、参考にしてみてください。
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