もっと具体的に！仕事や面接で具体的な返答を求められてわからなかった時に
社会人として日々を過ごしていると「具体的に」と求められることが多いと思います。
仕事の説明をする際やお客様から質問があった際に
就職活動を進めて書類を作成する際や面談・面接を受ける際に
抽象的だと相手も判断が出来ないからです。
実際の実績や見込める効果などを数字で伝えることや
その相手の立場に落とし込んで共通項を最低条件として説明することで具体的にできます。
良くある話ですと
共通のルールや一般的な内容、納期であれば通常一ヶ月程度かかるなど
その伝達しかしないなどです。
その結果、相手が諦めてしまう場合もあってヒアリングに至らないから落とし込めない、そんなケースとも言えます。
「通常」一ヶ月程度なので多少の調整は出来るかもしれません。
そんな時に顧客の状況を理解して納期とその実現方法を具体的に提案することで納得感も増します。
一週間でやるなどのイレギュラーな前例を頻繁に生み出してしまうと
約束の範囲を広げてしまうことになるので、自分で自分を苦しめてしまうことになりますが
許容範囲内であれば
その際の手間が結果の段階で差を生みます。
これは会社という既に土台があって見える範囲が明確であって
社内で協力してくれる他のメンバーがいるから出来ることであって
就職・転職活動という個人で戦わらなければいけない状況になるとどうでしょう？
同様にどこにでも言える内容であったり
広く受け止められる内容は抽象的だと思われてしまいます。
自己PRなどで頻繁に登場するコミュニケーション能力や傾聴力などは正にそれです。
これらは共通して求められる最低限の条件ですので、「それだけ」では武器にはなりません。
そして同じ内容をPRする求職者は沢山います。
強みを設定するのは自分自身ですが
「強み」と受け止めるのが面接官です。
コミュニケーション能力といってもかなり広くて
「コミュニケーション能力が高いからこの仕事が向いている」では具体的ではありません。
その中でも
どういったスキルが高くて
そのスキルでどのような実績を出してきて
どのように募集している求人内容の仕事で活かせるのか
その部分が存在して初めてPRになります。
そして突き詰めると自分自身の強みを別の言葉で表現できるようになります。
傾聴力に関しても同様で、そもそも仕事で話を聞いて理解してくれないのは誰もが困ってしまいますし
上記の内容で
「特に」「他の人に比べて」「強み」を証明するための説明が必要になります。
その部分があれば具体的になって立派なPRとして成立します。
志望動機では極端な例ですと
「コミュニケーション能力が高くて営業が向いていると思い御社を志望しました」などが頻出しますが
上記の具体的な自己ＰＲがあって「営業が向いている」のはわかったとしても
営業が出来る業界・企業は他にも沢山あるので「御社を志望した」理由としてはとても抽象的です。
何故この業界で
何故この会社で
営業職をしたいのか
を加えることで初めて具体的になります。
そのようにどんな質問でも
5W1H
といわれる部分があって相手が納得をしやすい情報として伝わります。
どうして？どうやって？聞かれる前に最低限は答えちゃえばいいんです。そこから質問や確認が深くなるという次のステップに進めます。
抽象的だと「本当に」に部分で納得がなかなか出来ないので
相手が何を伝えたら納得できるか？
難しい場合は
相手の立場だとしたら何を伝えれば自分なら納得が出来るか？
から考えてみてください。
出来ないことやってこなかったことから無理に背伸びをすることで手間を見せるのではなくて
今ある自身の武器となる内容がしっかり相手に伝わることに注力をすることが一番です。
なんとなくとか理由もなくと伝えているつもりはなくても
そのように受け止められてしまうとそれが結果です。
仕事も誰かに任せられている立場なので
任せた立場の人が納得を出来る説明をする必要があります。
自分自身ではベストな方法をわかっていて「任せろ！」とザックリ説明をしてしまった場合に
相手がそのように受け取って理解をしてくれないと具体的な、この場合は詳細を確認されることになります。
絶対に大丈夫なのに面倒くさいな！と思ってしまうかもしれませんし
信用してくれていないと不安に思ってしまうかもしれませんが
内容に少しでも不安であったり確実でなければ確認をして方向修正をさせるのも上司の仕事です。
そのようなコミュニケーションでストレスを抱えてしまっている場合は、まずそのようにならないように伝えてあげることも大切です。
どんなに具体的に伝えても、相手が全く理解してくれない場合や
逆に具体的に進めたいのに周りが抽象的で目線が合わない場合は
もっと活躍を出来るマッチした環境を探すことも一つです。
どのような場面でも準備をすることが大切でその準備は「相手に落とし込む」ことです。
準備をしなくても良いレベルで把握をしている場合は必要ないかもしれませんが
あまり情報がない場合などこそ事前準備に力を入れることが大切です。
仕事であれば必要なデータベースをしっかり確認したり、発信されている情報を確認し
就職・転職活動であれば表に出ている情報だけでは足りない場合や
そもそも準備の仕方がわからないことも多いので、転職エージェントなどのデータベースを活用して
準備をすることも一つの手段です。
思いつきだと難しいことも実際には沢山あります。
誰にでも同じことを話して同じように納得してくれるわけではありません。
伝えらことが目的ではなくてその後にどう進むかが大切です。
困ってしまっている場合は具体的な内容が出来るように準備を意識してみてください。
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